Die nachstehenden Regelungen gelten einheitlich für die BahnCard 25, 50 und 100 in der 1. sowie in der 2. Klasse.
Die BahnCard wird ST+SV-frei abgerechnet. Entscheidend ist, dass durch die BahnCard im Ergebnis geringere Fahrtkosten während der Auswärtstätigkeit entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeit der Fall wäre. Wichtig ist also, dass für jede Reise einen Vergleich geführt wird, der bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden kann. Hierbei sind zwei Fälle zu unterscheiden:
Prognose einer Vollamortisation:
Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer eine BahnCard 100 (2. Klasse) mit einem Anschaffungswert von 4.400 EUR zur Verfügung. Diese BahnCard darf der Arbeitnehmer auch für private Bahnreisen nutzen. Der Mitarbeiter betreut ein Projekt. Hierfür sind zahlreiche Fahrten innerhalb Deutschlands notwendig, die er mit der Bahn vornimmt. Die Kosten der Einzelfahrscheine für die notwendigen Fahrten der beruflichen Auswärtstätigkeiten werden auf ca. 4.500 EUR prognostiziert.
Ergebnis: Da die Anschaffung der BahnCard 100 günstiger in der Prognose ist als Einzelfahrscheine, führt die Zurverfügungstellung der BahnCard beim Arbeitnehmer nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard übersteigen die Kosten für Einzelfahrscheine den Preis der BahnCard 100.
Prognose einer Teilamortisation
Der Arbeitgeber überlässt einem Mitarbeiter eine BahnCard 100, die er zum Preis von 4.400 EUR erworben hat. Nach der Prognose des Arbeitgebers betragen die ersparten Kosten der Einzelfahrscheine für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum 2.500 EUR. Der reguläre Preis der Jahresbahnfahrkarte für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers hätte 1.600 EUR betragen. Tatsächlich ergeben sich im Laufe der Gültigkeitsdauer für Dienstreisen ersparte Kosten der Einzelfahrscheine i. H. v. 4.000 EUR.
Ergebnis: Nach der Prognose des Arbeitgebers erreichen die ersparten Kosten (2.500 EUR + 1.600 EUR) nicht die Kosten der BahnCard 100 i. H. v. 4.400 EUR. Es ergibt sich eine prognostizierte Teilamortisation i. H. v. 4.100 EUR:
Ersparte Kosten für Einzelfahrscheine für Dienstreisen 2.500 EUR
Zzgl. regulärer Verkaufspreis der Fahrtberechtigung (Whg. – erste Tätigkeitsstätte) + 1.600 EUR
Summe der ersparten Kosten (prognostizierte Teilamortisation) 4.100 EUR
Kosten der BahnCard 100 < 4.400 EUR
Die Hingabe der BahnCard kann zunächst nur anteilig für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte steuerfrei belassen werden (1.600 EUR). In dieser Höhe ist der auf die Entfernungspauschale anzurechnende Betrag in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.
Die für Dienstreisen ersparten Kosten der Einzelfahrscheine kann der Arbeitgeber monatsweise oder am Ende des Gültigkeitszeitraums mindern (mittels Verrechnung mit dem dann feststehenden steuerfreien Reisekosten Erstattungsanspruch). Danach ergibt sich eine steuerfreie Reisekostenerstattung i. H. v. 2.800 EUR (4.400 EUR abzgl. 1.600 EUR).