Verpflegungsmehraufwendungen können bis zu den Grenzen in § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG steuerfrei erstattet werden. Ist der Arbeitgeber jedoch aufgrund tarifvertraglicher Vorgaben oder einzelvertraglicher Vereinbarungen verpflichtet, höhere Pauschalen als die vom Gesetzgeber steuerfrei vorgesehenen für den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Das gleiche gilt auch, wenn die Auswärtstätigkeit kürzer als die Mindestabwesenheitsdauer für eine der Pauschalen dauert.
Die Lohnsteuer kann jedoch mit einem Pauschalsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gemäß § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG gezahlt werden, soweit diese die danach dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen ohne Anwendung der Kürzungsregelung um nicht mehr als 100 % übersteigen.
Beispiel: Paola Payroll erhält während einer viermonatigen Auswärtstätigkeit von ihrem Arbeitgeber für Verpflegungsmehraufwendungen täglich einen Betrag in Höhe von 60,00 Euro. Dies sieht der anwendbare Tarifvertrag vor. Ergebnis: In den ersten drei Monaten ist die Verpflegungsmehraufwandpauschale in Höhe von 28,00 EUR steuerfrei. Weitere 28,00 EUR können der Pauschalversteuerung in Höhe von 25 % unterworfen werden. Die verbleibenden 4,00 EUR müssen hingegen individuell als Arbeitslohn versteuert werden.