Account Digitale Signatur

Digitale Signatur

Mit der digitalen Signatur lassen sich Unterschriften der Mitarbeiter direkt im Dokument platzieren. 

Wie kann man die Unterschrift im Profil einstellen?

Im oberen, rechten Bereich lässt sich über das eigene Profil die Accountverwaltung aufrufen.

Durch einen Klick auf das Symbol “Unterschrift bearbeiten” - oben rechts - öffnet sich ein Dialogfenster. Hier kann nun die Unterschrift hinterlegt oder bearbeitet werden. Entweder kann ein vorgegebener Stil ausgewählt oder die Unterschrift selbst gezeichnet werden.

Wie können Dokumente als unterschriftspflichtig markiert werden?

Wenn Sie Dokumente für Ihre Mitarbeiter hochladen, haben Sie die Möglichkeit, dieses als unterschriftspflichtig zu markieren, indem Sie einfach das dementsprechende Häkchen bei "Unterschrift erforderlich" setzen. 

Nun wechselt das einseitige Formular in ein mehrseitiges.

Wie können Mitarbeiter für Unterschriften ausgewählt werden?

Im Schritt 2 "Unterzeichner" gibt es nun die Möglichkeit, Mitarbeiter für die Unterschrift hinzuzufügen und die Reihenfolge der Unterschriften festzulegen.

Der Mitarbeiter, in dessen Akte sich das hochgeladene Dokument befindet, ist stets die erste Position in der Reihenfolge.

Über die Pfeiltasten auf der linken Seite lässt sich die Reihenfolge der weiteren Unterzeichner anpassen.

Via Papierkorb-Icon auf der rechten Seite lassen sich Einträge wieder löschen.

Mit Klick auf den "Nutzer Hinzufügen" Button lassen sich weitere Unterzeichner hinzufügen.

Wie können die Positionen der Unterschriften im Dokument festgelegt werden?

Im Schritt 3 "Unterschriften" gibt es nun die Möglichkeit, die Positionen der Unterschriften festzulegen.

Im linken Seitenmenü lässt sich die gewünschte PDF-Seite per Klick auswählen.

Mit einem Klick auf den farbigen Mitarbeiter-Button lässt sich der Unterzeichner auswählen, sodass ein gleichfarbiger, verschiebbarer Unterschriften-Block im Dokument hinterlegt wird.

Bitte beachten Sie, dass der platzierte Unterschriften-Block nach Klick, außerhalb des sichtbaren Bereichs liegen kann (Standard: in der Mitte der aktuellen Seite).

Dieses Vorgehen wiederholt sich für alle Unterzeichner.

Mit erneutem Klicken auf den farbigen Mitarbeiter-Button, lassen sich (wenn gewünscht) auch mehrere Unterschriften pro Mitarbeiter platzieren.

Durch einen Klick auf das Kreuz-Icon lassen sich Unterschriften entfernen.

Durch einen Klick auf den rechten, unteren Rand des Unterschriften-Blocks, lassen sich via Mausbewegung die Unterschriften vergrößern und verkleinern.

Wie kann die Benachrichtigung an die Mitarbeiter angepasst werden?

Im Schritt 4 "Mitteilung", lässt sich der E-Mail-Betreff und Text individuell anpassen.

Nach Speichern dieses Dialoges bekommt der erste Mitarbeiter in der Reihenfolge eine Benachrichtigungsemail, dass seine Unterschrift für ein Dokument erforderlich ist.

Wie kann der Mitarbeiter das Dokument unterschreiben?

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail Benachrichtigung, dass ein Dokument zur Unterschrift bereitliegt.

Nach Klick auf den Link gelangt der Mitarbeiter zum passenden Dokument und kann dieses nach erfolgreichen Login in der Plattform unterschreiben.

In dem Dialog "Dokument unterschreiben" hat der Mitarbeiter nochmals die Möglichkeit, seine Unterschrift anzupassen (Stil auswählen oder Zeichnen).

Nach Klick auf "Unterschreiben" wird die Unterschrift im Dokument generiert und das Dokument aktualisiert. 

Nun wird der nächste Mitarbeiter in der definierten Reihenfolge per E-Mail informiert, bis alle Mitarbeiter das Dokument unterschrieben haben. 

Der Mitarbeiter hat außerdem die Möglichkeit den Unterschreiben-Dialog zu schließen, um erst das Dokument zu sichten und anschließend über das Drei-Punkte-Menü zu unterschreiben. 

Wie kann der aktuelle Unterschriften-Status eines Dokuments eingesehen werden?

Über die Dokumenten-Übersicht in der Spalte "Signatur Status" lässt sich der aktuelle Signatur-Status einsehen. 

  • Offen: Unterschriften von Mitarbeitern sind noch ausstehend

  • Abgeschlossen: Keine ausstehenden Unterschriften von Mitarbeitern

Faktenüberblick Digitale Signatur

Was ist eine digitale Signatur?
Eine elektronische Signatur wird durch kryptografische Implementierung zur digitalen Signatur. Mit dieser können elektronische Dokumente digital unterzeichnet werden. Vereinfacht gesagt: Die eigenhändigen Unterschrift auf einem Papierdokument wird problemlos durch die digitale Signatur ersetzt und die Identität des Unterzeichners bleibt beleg- und nachweisbar. 
Dadurch lassen sich Prozesse deutlich verschlanken. Sie können wichtige Dokumente in vyble® digital unterschreiben – schnell und ohne Papierkram.

Digitale Unterschrift – wo liegen die Vorteile?
Die digitale Unterschrift führt in Verwaltungsprozessen zur Arbeitsreduktion und damit zur Zeitersparnis. Die digitale Unterschrift reduziert den administrativen Aufwand beim Unterschriftenlauf von verschiedensten Dokumenten deutlich, denn diese können ganz einfach, ohne antiquiertes Ausdrucken, am PC unterschrieben werden. Mit der digitalen Signatur ist das papierlose Büro nicht mehr weit!
Auf dem Weg zu einem papierlosen Unternehmen mit erkennbarer Nachhaltigkeitsstrategie sind Sie mit der Nutzung einer digitalen Unterschrift auf der sicheren Seite. Insbesondere für den Bereich HR eröffnen sich durch die bereits angesprochenen zeitlichen Einsparungen neue Räume für relevantere Dinge während in diversen Prozessen, u.a. bei Verträgen, Zeugnissen, Beurteilungen oder Geheimhaltungsverträgen, mehr Ordnung und Klarheit zu erkennen ist. Außerdem müssen die verschiedensten Dokumente nicht mehr mit per Post durch die verschiedenen Abteilungen oder bei mehreren Unternehmensstandorten schlimmstenfalls an die einzelnen Betriebsorte versendet werden, sondern können durch unsere leistungsstarke HR-Software schnell, digital und papierlos einfach dem jeweiligen Empfänger zur Unterschrift in Echtzeit übermittelt werden.

Ein Beispiel:
Stellen Sie einen neuen Mitarbeiter ein, benötigen Sie mehrere Unterschriften verschiedener Personen für den Arbeitsvertrag. Mit einer digitalen Unterschrift wird der in der digitalen Mitarbeiterakte gespeicherte Vertrag jetzt mit nur einem Klick den genannten Personen übermittelt, sodass sie diesen sofort und unkompliziert auf ihren mobilen Endgeräten digital unterschreiben können.

Speziell während des Onboarding-Prozesses kann das Einstellen neuer Kollegen so deutlich stressfreier und zeitsparender vorbereitet werden. Bereits vor dem ersten Arbeitstag verifiziert der neue Kollege über die digitale Unterschrift den Empfang der Dokumente.

 

Wie wird eine digitale Signatur erstellt?

Obwohl die digitale Unterschrift hohen rechtlichen und sicherheitstechnischen Ansprüchen unterliegt, ist sie dennoch für gut aufgestellte und der Digitalisierung gegenüber offenen Unternehmen keineswegs ein Hindernis.
Sie können ihre digitale Unterschrift problemlos in vyble® erstellen. Zum Integrieren einer digitalen Unterschrift in die HR-Prozesslandschaft und vor allem für die rechtssichere Gestaltung dieser, bietet sich eine ganzheitliche HR-Lösung an.

 

Wie erhält die digitale Unterschrift ihre Gültigkeit?

Das größte Bedenken im Umgang mit digitalen Unterschriften ist die Sicherheit. Um diese zu gewährleisten, wirken rechtliche und technische Methoden zusammen. Insgesamt muss eine digitale Unterschrift folgende drei Anforderungen erfüllen:

  • Sichere Authentifizierung
  • Zustimmungsnachweis
  • Elektronische Verschlüsselung der signierten Dokumente

An die Anbieter von elektronischen Signaturen wurden vom Gesetzgeber schwere Auflagen vergeben. In der gesamten Europäischen Union gilt dabei die sogenannte eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services). Die in der Verordnung aufgelisteten Sicherheitsstufen einer digitalen Signatur sind die folgenden:

  • einfach (z.B. E-Mail mit Signatur + Namen, Name der Firma und Anschrift oder eine handschriftliche eingescannte Unterschrift)
  • fortgeschritten (verschlüsselte Übertragung der digitalen Signatur)
  • qualifiziert (sichere kryptografische Verfahren für Übertragung und Archivierung; verpflichtendes qualifiziertes Zertifikat für Anbieter der digitalen Signatur)
Bei einem Vertragsschluss ist eine normale elektronische Signatur grundsätzlich ausreichend. Nicht der Fall ist dies nur dann, wenn ihre Verwendung gesetzlich klar und eindeutig ausgeschlossen ist. Teilweise ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig oder in einigen Fällen auch eine rein handschriftliche Signatur. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie Ihren Anwendungsfall stets auf die genauen gesetzlichen Vorschriften überprüfen.
 Arbeitsverträge können also, wie schon erwähnt, einfach digital unterschrieben werden. Diese Regelung gilt allerdings nicht für Kündigungen! Der Gesetzgeber hat die digitale Unterschrift im Falle einer Kündigung ausgeschlossen, weswegen sie in diesem Fall keine Gültigkeit besitzt.

Wir machen darauf aufmerksam, dass diese Ausführungen dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.